Beleid tegen psychosociale belasting

De meeste mensen brengen een groot deel van hun tijd op hun werk door. De omgang met collega’s en cliënten kan veel invloed hebben op hoe iemand zich voelt, zeker als er sprake is van ongewenste omgangsvormen. Deze hebben ingrijpende gevolgen in de vorm van ernstige lichamelijke en psychische klachten waaronder stress.
Bedrijven en organisaties zijn volgens de Arbowet verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving en de werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Zij moeten hiervoor een beleid opstellen en ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn.

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag zoals:

  • agressie en geweld
  • seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten
  • pesten
  • discriminatie

Voorkomen van ziekteverzuim

Naast dat de wet beleid voorschrijft, is er een andere belangrijke reden om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Ziekteverzuim gaat gepaard met hoge kosten. Genoemde omgangsvormen veroorzaken veel stress. Circa een derde van het ziekteverzuim vindt zijn oorzaak in psychische factoren, een kwart heeft te maken met stress. Onderzoek heeft uitgewezen dat de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon flink bijdraagt aan het voorkomen van verzuim om deze reden.

Taken vertrouwenspersoon

Deze kunnen bestaan uit de volgende aspecten. Daadwerkelijke invulling is mede afhankelijk van de behoeften van de organisatie en van toepassing zijnde regelingen.

  • Verzorgen van eerste opvang van werknemers en nazorg.
  • Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
  • Informeren van de melder over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
  • Desgewenst begeleiden in procedures.
  • Zo nodig doorverwijzen naar andere hulpverleners, zoals bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker of mediator.
  • Informeren en voorlichten in individuele gevallen en van management, personeelsvertegenwoordiging en groepen van medewerkers in algemene zin.
  • Adviseren en ondersteunen van en klankborden met management.
  • Signalering (gevraagd en ongevraagd).
  • (Mede) vormgeven aan beleid en procedures
  • Bijhouden van registratie.
  • Analyse en interpretatie van de registraties ten behoeve van management.
  • Opstellen en toelichten van jaarrapportages

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. Er is een geheimhoudingsplicht.

Integriteit

Bij sommige bedrijven en organisaties heeft de vertrouwenspersoon ook een rol in integriteitskwesties, veelal omdat er een zgn. Klokkenluidersregeling van toepassing is. De taken van de vertrouwenspersoon liggen dan in lijn met die bij ongewenst gedrag, maar zijn afhankelijk van de ter zake geldende regelingen.

Aanstellen vertrouwenspersoon

Bedrijven en organisaties kunnen, in overleg met de vertegenwoordiging van werknemers (zoals de ondernemingsraad), kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon, dan wel een combinatie hiervan:

  • intern: bijvoorbeeld via de arbodienstverlener of brancheorganisatie;
  • extern: een eigen medewerker die opgeleid wordt tot vertrouwenspersoon of speciaal hiervoor is aangesteld (vooral bij grote organisaties). Het is hierbij wel van belang de verenigbaarheid met een eventuele andere functie in het oog te houden. Zo is het niet verstandig om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris, naast de reguliere taak, aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan conflicten in de reguliere taken tot gevolg hebben.

​​​​​​​Aandachtspunten

  • Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een bedrijf of organisatie ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan gelet worden op geslacht, leeftijd of afkomst en naast een interne ook een externe vertrouwenspersoon, zodat de melder terecht kan bij iemand waarbij hij zich het best op zijn gemak voelt.
  • Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon het bedrijf of de organisatie goed kent en gemakkelijk toegankelijk is voor de werknemers.
  • Zorg dat gesprekken met de vertrouwenspersoon mogelijk zijn in een ruimte waarmee privacy gegarandeerd kan worden, zo nodig extern.
  • Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat een bedrijf of organisatie een duidelijk beleid heeft tegen ongewenst gedrag en zelf het goede voorbeeld geeft. Voorkomen blijft immers beter dan genezen.

Deel deze pagina